ビジネスメールのマナー

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ビジネスメールのマナー①

 

ビジネスメールのマナー②

 

ビジネスメールのマナー③

 

今回は社会人が最低限覚えておきたい、ビジネスメールの書き方とマナーをご紹介します。ビジネスメールは、顔の見えないコミュニケーションです。相手に思わぬ誤解を与えないよう、マナーをしっかりと身につけましょう。

 

ビジネスメールの基本形式

件名

  • 宛名
  • あいさつと名乗り
  • 本題
  • 結びの文章
  • 署名

 

ビジネスメールの基本形式は上記の通りです。ビジネスメールは、「読む相手のことを考えたメール」になっているかどうかが大切です。それぞれの部分で失礼のないマナーを身につけてください。

 

 

・件名の書き方

件名は、メールにおけるタイトルです。ビジネスメールでは、件名が非常に大切な要素となるので、相手に伝わりやすいよう心がけましょう。件名を書く際は、メールの内容が一目でわかるようにしてください。

 

 

・宛名の書き方

宛名では、会社(団体)名、部署名、役署名、名前、敬称を書くのが基本です。

会社(団体)名は略称ではなく、正式名称を書いてください。宛名の書き間違えは、相手にとって失礼です。送信前に漢字やスペルをよく確認しましょう。

 

 

・あいさつと名乗り方

ビジネスメールでは、「あいさつ」と「名乗り」を本題に入る前に行います。

 

例えば、模範的なあいさつと名乗りは以下の通りです。

 

お世話になっております。

株式会社オペラボの鈴木でございます。

 

「お世話になっております」というフレーズは、取引が始まっている相手に使います。初めての場合は「お世話になります」や「初めてご連絡いたします」が適切です。久しぶりに連絡する場合は「ご無沙汰しております」といったフレーズを使いましょう。

 

ちなみにメールでは、頭語や時候の挨拶は不要です。前述したような簡単な挨拶の言葉で始めてください。長い前置きは避けて、簡潔に名乗ることが大切です。

 

 

・本題の書き方

用件は”5W2H(いつ・どこで・誰と・なぜ・何を・どのように・いくらで)”を意識して書きます。一行あたりの文字数は、25〜30文字程度を目安にし、キリのいいところで改行します。

 

読みやすさのコツとしては、5行程度の意味のまとまりを一つのブロックにし、行間は1行程度空けると読みやすくなるのでおすすめです。

 

本題は長くなりすぎると、相手に負担をかけます。伝える内容が多すぎる場合は、箇条書きなどを利用して読みやすくしましょう。箇条書きを使用する場合は、5項目程度にしてください。あまりに項目数が多いと逆に読みにくくなります。

 

 

・結びの文章の書き方

本題の後は、結びの文章で締めます。結びの文章は特にこだわる必要はなく、簡単な挨拶で締めくくりましょう。

 

 

・署名の書き方

ビジネスメールの最後には署名を書きます。署名には、会社(団体)名、部署名、住所、氏名、電話番号、メールアドレスを入れてください。署名は、基本的なマナーであり、メールアドレス以外の連絡先を明示する意味でも重要です。

 

 

 

ビジネスメールの基本マナー

続いて、ビジネスメールの基本マナーである返信・転送・TO・CC・BCCについて解説します。ここでも、きちんとマナーを守り、相手に不快な思いをさせないようにしてください。

 

 

・返信のマナー

返信の際は、できるだけ件名を書き直した方がいいです。ただし、どのメールに対しての返信かわかりにくくなってしまうため、相手が書いた件名は削除せず、自分の件名を「Re:」の前に書き加えます。

 

そしてメールは、なるべく早く返信します。すぐに返信できない場合は、「連絡してくれた感謝」と「後ほど改めて返信します」という旨の一文を添えましょう。まずは取り急ぎの御礼として返信するのが常識です。

 

特に「問い合わせ」や「クレーム気味の内容」であれば、上司が不在などで詳しく回答できない場合でも、このように返信してください。数日間、メールの返信で待たせるよりも、確認していることを伝えておきましょう。

 

 

・転送のマナー

受信したメールを第三者に送る場合、件名に「Fw:」というマークが付きます。これは「転送である」という印にもなるので、特別な理由がない限りマークを付けておきましょう。

 

また、転送するメールには、送信者のメールアドレスや氏名が表示されているため、転送先に伝えてはいけない内容の場合は削除してください。ちなみに、転送する文の内容を勝手に変更するのはNGです。

 

 

・To・CC・BCCの使い分け

To・CC・BCCには、それぞれ違いあります。

 

  • To:「要件を伝えたい」または「返信を求めたい」場合
  • CC:「参考として確認してもらいたい」場合
  • BCC:「宛先」や「CC」の人に知られたくない場合

 

上記の使い分けで重要なのが、”CC”と”BCC”の使い分けです。

 

お互いに面識のない相手のアドレスをCCに記載した場合、全ての送信先の名前やアドレスが受信者にわかられてしまいます。こうしたミスは、個人情報の漏洩につながるので注意してください。

 

お互いに面識のない場合はToやCCではなくBCCに入れるようにしましょう。またTo・CC・BCCの全てにおいて、同姓同名や宛先を間違えないようにしてください。

 

 

 

ビジネスメールの注意点

最後に、ビジネスメール全体の注意点を解説します。ビジネスメールを送る場合は、この章の注意点を参考にしてください。

 

 

・メール以外の連絡手段

メールは、連絡手段として便利ですが、急ぎの用件には使わないようにしてください。緊急の用件では、基本的に電話を使います。TPOにもよりますが、メールよりも電話や直接会いに行く方が適切なケースも多いです。

 

例えば、当日中に確認したいことがある場合、メールよりも電話で連絡を取ります。また、重大なミスで損失や迷惑を与えた場合、メールや電話ではなく、直接謝罪に向かいます。

 

このようにビジネスメールは便利ですが、TPOに合わせて他の連絡手段も検討しましょう。

 

加えて、重要な要件は電話確認がおすすめです。場合によっては、通信関係やパソコンのトラブルでメールが届かないケースも多いです。内容が重要な場合に限り、「これからメールをお送りします」「今メールを送りました」と電話を入れてください。

 

 

・添付ファイルの扱い方

ビジネスメールでは、ファイルを添付する機会があります。ここでは、添付ファイルの扱い方を紹介します。

 

まずは添付ファイルのサイズです。

 

添付ファイルのデータが大きい場合は、相手に確認を取ってください。相手が利用しているプロバイダによっては、メールサーバに使用量の上限があったり、一回で送受信できる容量に制限があったりします。

 

データが大きいファイルは、ZIPファイルに圧縮、またはファイル転送サービスを活用して送ってください。基本的に添付ファイルのサイズは3MB程度と考え、それ以上になる場合は前述した対策を取りましょう。

 

続いて、添付ファイルの種類です。

 

添付ファイルの種類によっては、相手の環境で閲覧できない場合があります。

特にパワーポイントやフォトショップ、イラストレーターといった画像データは注意が必要です。

 

一方、JpegやWord文書は大抵の環境で閲覧できます。これ以外のファイルをやり取りする場合は、相手に確認を取るといいでしょう。

 

添付ファイルを送る場合は、サイズや種類に限らず、ファイルが添付されていることを文面に記載してください。どんなファイルなのか「内容の要約」や「データ量」を記載するのもおすすめです。

 

 

・顔文字や記号の使い方

基本的に顔文字や記号はビジネスマナーとして正しくありません。社内外問わず、使わないようにしましょう。また環境依存文字も使わないようにします。

 

環境依存文字は、相手の環境によっては表示されないため、正しく内容が伝わりません。常に相手のことを考えて顔文字や記号を使いましょう。

 

 

 

まとめ

YouTubeの”カジコンチャンネル”にて本記事とリンクした「ビジネスの基本スキルlビジネスメールのマナー①」「ビジネスの基本スキルlビジネスメールのマナー②」「ビジネスの基本スキルlビジネスメールのマナー③」を公開しています。

 

動画では例題をもとに、より詳しくビジネスメールの書き方を紹介しています。ぜひ、今後の参考にしてください。

 

さて、本記事ではビジネスメールのマナーについて解説してきました。ビジネスメールは、送信後に取り消すができないものです。そのため、本記事を参考に、あらゆる面からマナーを確認し、相手に失礼のない内容で送信してください。

 

それでは、本記事で正しいマナーを身につけて、社会人として恥ずかしくないビジネスメールを送りましょう。

 

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