FAXの送り方のマナー

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FAXの送り方のマナー①

 

FAXの送り方のマナー②

 

 

 

FAX は、Eメールの普及で以前よりも使用頻度が下がったといわれています。ただ、現在も書類などの送付で活用している企業が存在するため、基本的なFAXのマナーは抑えておきましょう。そこで今回は、FAXに関する「7つ」のマナーを解説していきます。

 

 

 

 

  1. FAXの基本的な7つのマナー

FAXの基本的なマナーを解説します。それぞれ気をつけるべきポイントが存在するので、確認していきましょう。

 

FAX番号の確認

FAX番号を間違えて送信した場合、情報漏えいなどの事故につながります。送信前に、必ずFAX番号に間違いがないか確認しましょう。

 

 

送信票をつける

FAXを送信するときは、「FAX送信票」を送信する書類や資料の1枚目につけて送るのがマナーです。

 

【FAX送信票に記載する内容】

・送信日

・送信先

・送信元

・件名

・要件

・送信枚数

 

FAX送信票には、上記の項目を記載します。これらの項目によって、相手に何の要件なのか伝えることが可能です。そのほかにも、FAXが確実に相手に届いたことの確認、送った枚数の確認、などメリットが豊富です。

 

今後、スムーズに送れるよう、FAX送信票のひな形を作っておくと便利です。会社でひな形が用意されている場合は、その形式を使いましょう。

 

 

ページ番号を記載する

複数ページを送る場合は、順番がわかるようにページ番号を入れるのがマナーです。例えば、3ページなら「1/3」、「2/3」「3/3」といった書き方をしましょう。

 

 

読みやすさへの配慮

FAXで送られた文書は、送信先で不鮮明になる場合があります。特に小さい文字や数字、アルファベットは見づらくなるので注意が必要です。 この際、FAXの文字を鮮明にする機能があれば使用し、なければコピー機で拡大してからFAXを送るようにするのがマナーです。

 

またカラーの資料をFAXで送る場合や、蛍光ペンを使った資料を送る場合は、受信先が白黒になることを前提に考え、見づらい色は使わないなど、受け取り側が読みやすいように配慮をしましょう

 

 

親展や秘文書は送らない

見て欲しい相手が直接FAXを受けとるとは限りません。また、送信先を間違えるとトラブルの原因になってしまう危険性があるため、重要な書類はFAXで送らないようにしましょう。

 

FAXは、公開しても問題のない文書を送信するツールとして利用してください。

 

 

大量の枚数の場合事前に連絡する

目安として5枚以上を送信するときは、FAXを送る前に電話連絡して確認します。FAXの受信中は電話がとれない、用紙の補充ができていないなど、相手の都合があるので、配慮が必要です。

 

大量の書類を送る場合は、電子メールの添付ファイルや郵便で送るなど対策を取りましょう。その際、相手にどの方法で送ると都合がよいかを確認してください。

 

 

送信前後に電話で確認

初めてFAXを送信する相手の場合や、緊急なもの、確実に見てほしい資料を送る場合は、送信前後に電話で連絡を入れるようにします。

 

初めての方への連絡がいきなりFAXだけで、その前後に何の連絡もないのは失礼です。そのため、送信前後に確認することで、送信したけれど送信エラーなどで届いていないといったトラブルにすぐ対応できます。

 

オフィスでは本人がFAXを取りにいかないと、そのままということがあるので、早く見て欲しいときは特に送信前後の確認が必要です。

 

 

 

まとめ

YouTubeの”カジコンチャンネル”にて本記事とリンクした「ビジネスの基本スキルlFAXの送り方のマナー①」「ビジネスの基本スキルlFAXの送り方のマナー②」を公開しています。本記事と動画でダブルチェックを行い、恥のないマナーを身につけてください。

 

普段の生活でFAXはあまり使わないかもしれませんが、ビジネスシーンでは使わなければいけない場面があります。今回紹介した7つのマナーを最低限知っておきましょう。

 

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