個人情報・情報漏洩について

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個人情報・情報漏洩①

 

個人情報・情報漏洩②

 

 

「仕事上の機密情報」や「個人情報」は管理された環境で扱うべきものです。この点を理解しておかないと、トラブルになる可能性があります。

 

本記事では「情報の扱いの重要性について」「機密情報とは何か」「個人情報とは何か」を解説します。最後には、情報漏洩を防ぐために最低限意識したい”8つのポイント”を紹介するので、こちらもご覧ください。

 

 

 

個人情報・情報漏洩とは?

個人情報・情報漏洩と題して「情報の扱いの重要性について」「機密情報とは何か」「個人情報とは何か」を解説します。

 

 

 

・情報の扱いの重要性について

業務上で知り得た、顧客の個人情報や他企業の情報等は守る必要があります。こうした業務上で知り得た情報を守るのは社員の義務です。業務上で知り得た情報は、すべて会社の資産と認識してください。

 

その資産が社外に漏れたり、経営目的以外に利用したりすると、資産価値が損なわれ、会社に不利益を与えることになります。

 

つまり情報漏洩には、「懲戒」「解雇」「損害賠償」が発生する可能性があるということです。

 

会社の資産価値の損害ですので、損害賠償は相当のものになります。会社を辞めたから関係ないということにはなりません。機密情報、個人情報を守ることは、それだけ意識して扱うものと理解しておく必要があります。

 

意図しないミスや、そんなことになるとは知らなかったでは済まされません。日頃から、情報漏洩を防ぐための習慣を身につけることが大切です。

 

 

・機密情報とは何か

機密情報とは「社外秘の資料」「顧客情報」「財務データ」「技術文書」「技術」などのこと。

 

例えば、「うちの工場で受注した●●社の仕事、最近開発した〇〇を使ってやることにしたんだ」と社内の後輩に近所の居酒屋で話したとします。

 

この際、社内の人に話しているのだから大丈夫だと思いますが、周囲に誰の目があるかはわかりません。この情報を、店員や周りの席などの第三者が聞いていたとしたら、●●社の仕事を受注した、というのは、自社の情報を流していることになります。

 

同時に、 ●●社があなたの工場に発注したという、●●社の情報も流していることになるのです。そして、最近開発した〇〇、という自社の技術情報を流してしまっています。

 

業務上で知り得たものはすべて、会社の資産としっかり認識しましょう。

 

 

・個人情報とは何か

個人情報とは、個人に関する情報だけではなく、個人を特定できる手掛かりになるような情報も個人情報にあたります。

 

「個人情報保護法」では、「個人情報」を次のように定義しています。

 

『生存する個人に関する情報であって、

当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述などによって

特定の個人を識別できるもの(他の情報と容易に照合することができ、それによって特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)、または個人識別符号が含まれるもの。(法2条1項1号) 』

 

例えば、「本人の氏名」のみでも同姓同名の方はいますが、多くの場合、名前だけで個人が特定できると考えられるため、「個人情報」となります。

 

また、名字だけでは誰かを特定できませんが、そこに「○□△会社に勤務」などのプロフィール情報が加わると、その人が誰であるかを特定できるため「個人情報」となります。

 

そして、「個人識別符号が含まれるもの」というのは「マイナンバーや基礎年金番号」「医療保険の被保険者識別番号」「雇用保険の被保険者識別番号」「運転免許証番号」「住民票コード」などのことで、これは“単体で”個人情報となります。

 

また、DNA、指掌紋(ゆびしょうもん)、顔、手のひら、手の甲、指の静脈、声紋などを用いて作成されたものも「個人情報」です。

 

 

個人情報とは何かを認識し、社内の従業員の個人情報だけでなく、お客様からお預かりする個人情報も厳重に管理する必要があります。

 

 

・情報漏洩を防ぐために最低限意識したい8つのポイント

ここでは、情報漏洩を防ぐために最低限意識したい8つのポイントを紹介します。

 

 

・業務上知り得た情報は口外しない

業務上知り得た情報を不用意に口外してはいけません。口外とは、直接だれかに話すことだけでなくSNSなど、インターネットに書き込むこと、YouTubeなど、映像で流すことも同様です。非公開設定のアカウントでも流出する可能性があります。

 

また、友人や家族に話した結果、機密情報が流れる可能性もあります。一度流出したものを完全に消すことは実質不可能です。たとえ、友人や家族であっても機密情報を話さないようにしましょう。

 

 

・情報の処分時も気を付ける

必要なくなった書類は、そのままゴミ箱に捨てずにシュレッダーで処分しますまた、データが保存されたPCやUSBメモリを破棄する場合、データが残ったまま捨てるのは、情報漏洩の原因になるので注意しましょう。処分する場合は、書類もデジタルデータも第三者が復元できない形で破棄する必要があります。

 

 

・重要な情報はセキュリティをかけて保存する

保存の必要がある書類は、鍵のかかる書庫等に保管します。個人情報・機密情報のデータを共有する時なども、パスワードをかけるようにします。

 

データをメールで送信する時は、そのメールにパスワードを記載するのではなく、メール以外の方法でパスワードを伝達するようにします。

 

 

・離席する時のPCにも気を付ける

パソコンは、パスワードをかけてスリープモードにする、電源を切るなど、離席する際にも気を配る必要があります。

 

 

・仕事の情報を放置しない

PCと同様に、机の上など誰でも見える場所に情報を放置するのはリスクが高いといえます。離席する時も、書類を裏返したり引き出しにしまったりしてください。

 

 

・仕事の情報は持ち帰らない

個人情報や機密情報を許可なく持ち出すことは厳禁です。許可を得て持ち出した場合は、個人に管理が任されたことになりますので、厳重に管理する必要があります。

 

 

・社外のWi-Fiに接続する場合、セキュリティ対策をする。

自宅やインターネットカフェのパソコンで業務のデータを扱うと、そこからウイルス感染が広がることがあります。社用パソコンでも、外部のWi-Fiなどに接続する場合はセキュリティ対策が必要です。

 

 

・私物を持ち込まない

私用のパソコンやスマートフォン、USBメモリなどの機器は原則として、業務には使用しないようにします。ウイルスなど、そこからネットワークに広がり、外部への情報漏洩につながる可能性があります。

 

 

 

まとめ

YouTubeの”カジコンチャンネル”にて本記事とリンクした「ビジネスの基本スキル|個人情報・情報漏洩①」「ビジネスの基本スキル|個人情報・情報漏洩②」を公開しています。

 

本記事で、自分の言葉・行動は会社の中だけではなく、社外でも一定の責任があることを自覚しておきましょう。個人情報・情報漏洩は、社会人にとって必要な知識です。本記事を読んだ後に動画を視聴して、しっかりと学んでください。

 

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