訪問のマナー

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アポイント・日程の提案について

 

訪問のマナー アポイント事前準備

 

訪問のマナー 訪問先での流れ

 

クライアント先へ訪問する際、常に相手に対して失礼がないか、考えなければいけません。アポイントから日程の提案、事前準備、訪問当日……。訪問までのプロセスを疎かにしてしまえば、自社の印象が悪くなります。

 

もし、あなたが訪問のマナーを身につけず、クライアント先に失礼があった場合、取り返しのつかない失敗になってしまいます。自身の行動が会社の不利益へつながらないようにするためにも、訪問のマナーは必ず覚えてください。

 

今回は、そんな訪問のマナーについて解説します。訪問のマナーをプロセスごとに分けて解説するので、すぐに基本的な内容を覚えることが可能です。訪問する際に少しでも不安のある方は、ぜひ本記事を参考にして、マナーを身につけてください。

 

 

 

アポイント・日程の提案について

外回りする会社員

 

仕事を効率よく進めるためには、アポイントが大切です。特に、日程の提案がスムーズに進むと、お互いの時間を無駄にせず、日時を決められます。

 

基本的にアポイントをとる際は、自分の予定と相手の予定をすり合わせます。その上で、お互いの及第点を見つけていくことが大切です。

 

そこで、まずは自分から候補日時を提示して、選んでもらえるように提案しましょう。この際、複数の候補を提示すると決まりやすいです。日程の提案を行う際は、候補日時を意識してください。

 

 

・日程の候補を提示しないとどうなる?

日程の候補を提示しない場合、相手のスケジュールに合わせる形となります。この際、無理のあるスケジュールになったり、予定が先延ばしになったりする可能性があります。また、提示された日程によっては、ほかの約束に影響があるかもしれません。

 

そこで自分から、複数の日程を提案することで、こうした事態を避けられます。相手側としても、せっかく伝えた候補日時をやみくもに否定されたら気分が悪いです。相手に失礼のないようにあらかじめ複数の候補日を用意しておきましょう。

 

 

 

日程を提案する際に意識したい4つのこと

アポイントは、自分の予定を提案することが大切と解説しました。続いては、提案する際に意識したい4つのことを紹介します。

 

前章で複数の候補日時の提案が大切だと解説しましたが、だからといってやみくもに提案するのは危険です。そこで日程の提案から訪問まで、スムーズに進められるコツを解説していきます。

 

 

・その場で決める

アポイントは、できるだけその場で決めます。先延ばしにしてしまうと、いつまでも予定が決まりません。訪問を行う際は、自分だけではなく相手、さらには上司や部下などのスケジュールが重要です。

 

例えば、9日の会議でプロジェクトが決まり、16日にプレゼンの発表をすることになったとします。発表の前にプロジェクトメンバーでの打ち合わせが必要だとしたら、9日の会議が終わった後、すぐに日程を決めましょう。

 

この際、スケジュールが確定すれば、以降の日程を組みやすくなります。次週に重要なイベントがある場合は、特にその場で決めることを意識してください。

 

 

・外出はまとめる

複数のアポイントをとる場合、1日にまとめると効率的です。ある会社のアポイントが取れたら、その候補日にほかの予定も入れてしまいましょう。たったこれだけで仕事の効率化が図れます。

 

もし、アポイントをまとめずにとった場合、1週間のうちに何度も外出しなければいけません。訪問先へ向かう前の準備や、向かった後の作業を考えると、効率的とは言えないスケジュールです。

 

一方、外出をまとめておけば、その日は商談に集中できます。訪問先へ向かう準備も一回で済むので、効率的といえるでしょう。

 

 

・前後に余裕を持つ

訪問先へ向かう際は、前後に余裕を持ったスケジュールにしてください。常に、余裕を持っておけば、あらゆるトラブルに対応できます。多少の遅れがあっても対応できるよう、外出の予定は前後に余裕を持たせておきましょう。

 

特に訪問先が遠い場合は、電車の遅れや渋滞といった、ハプニングが起こりえます。こうした事態にも、相手側に失礼のないように、余裕を持ったスケジュールにしてください。

 

 

・作業する時間を作る

訪問先へ向かう前には、書類やプレゼン資料を作る機会が必要です。できるだけ、こうした時間も固めておくと、効率よく作業できます。1日のスキマ時間に行うよりは、訪問前後にまとめておくといいでしょう。

 

忙しそうに机の上を走る人形

 

アポイント・事前準備について

ここでは、アポイントをとる際のマナーを紹介します。アポイントは、相手側に会う約束を取り付ける行為です。つまり、相手側に自分のための時間を作ってもらうということ。

 

そのため、相手への感謝、配慮を持つ意識が重要です。それでは、アポイントを行う流れを見ていきましょう。

 

 

・アポイントを行う流れ

1.用件の資料、相手の情報、スケジュール帳、メモ帳を用意

2.身分を名乗り、目的を伝える

3.複数の日時を提示する

4.相手の都合を確認して日時を決める

5.目的、日時、場所、同行人数、その他必要事項を伝える

6.アポイント承諾のお礼をする

 

アポイントを行う際は、用件の資料、相手の情報、スケジュール帳、メモ帳を手元に用意しておきましょう。

 

まず、アポイント先に連絡し、身分を名乗った上で目的を伝えます。次に複数の日時を提示して日時を決めてください。相手の都合を確認して問題ないようなら、アポイントは完了です。

 

後は、目的、日時、場所、同行人数、その他必要事項を伝え、アポイント承諾のお礼をします。相手のメールアドレスを知っている場合は、アポイントの詳細をメールで送っておくといいでしょう。

 

 

 

訪問の事前準備について

訪問前に最低限したい準備について解説します。繰り返しにはなりますが、アポイントは相手に時間を用意してもらう行為です。その際、失礼がないように事前準備を行い、当日を迎えてください。

 

最低限しておきたいのが、「訪問先の場所の確認」と「当日の行動予定」です。移動手段や時間等を確認し、前後のスケジュールも確認しておくといいでしょう。この2つが欠けてしまうと、迷惑をかけてしまいます。

 

 

・持ち物

-資料

-名刺

-プロジェクターやICレコーダー など

 

資料は人数分より多めに持っていきましょう。少ない場合を考えると、多いくらいの方が安心できます。また名刺も多めに持っておくといいです。後は、プロジェクターやICレコーダー、携帯電話など必要なものを準備します。

 

 

・身だしなみ

身だしなみは、普段と同じくらい意識すれば問題ないでしょう。ヘアスタイルや髭、爪、スーツのしわ、靴など、一般的な身だしなみと同じくらい気をつけてください。また、女性の場合はメイクが派手過ぎないかなど、同僚や上司にチェックしてもらうといいです。

 

最後に、相手先や自社のライバル社商品を身につけてないかも、チェックしておきましょう。

 

 

 

訪問先での流れ

最後に訪問先でのマナーと流れについて解説します。いい印象を持ってもらうためには、マナーが大切です。到着から訪問先を出た後まで、気を抜かないようにしてください。ここで失礼あると、これまでの準備が台無しになってしまいます。

 

 

・訪問直後

訪問先には、少なくとも10分前に到着して、身なりを整えます。髪や衣服などを細かくチェックして、失礼ないか確認してください。また、寒い時期の場合、コートやマフラーは脱いだ上で、腕に持ってください。続いて、携帯電話もバイブレーションや音が鳴らないようにしておきます。

 

すべてが完了したら、受付に向かってください。ここでは、自分の会社名と名前、アポイントの時間と相手の部署名と名前を伝えます。5分前には受付が完了するようにしましょう。

 

 

・相手が来るまで

受付の方に案内を受けている最中も気を抜かないでください。また上司が同行している場合は、前を歩かないよう注意しましょう。

 

案内された部屋に着いたら、指定されている場合はその席へ、指定されていない場合は下座へ座ります。このときも、上司が同行している場合は、上座に座らないよう注意しましょう。

 

その後、荷物は足元に置き、コートがある場合は椅子と背中の間に置きます。空いている椅子などに置かないように注意してください。待っている間は、足を組まずにきちんと腰かけて待ちましょう。

 

 

・相手が来てから

担当者が到着したら立ち上がってあいさつをします。初めての相手なら名刺交換し、相手に座ることを勧められてから席に座ります。手土産は、名刺交換の後に渡しましょう。

 

商談の開始をする際は目的を切り出し、用件を話し終わったら「ご検討お願いします」などと締めくくります。

 

 

・退出時

退出する際は、お礼を言って立ち上がり退出します。コート類は玄関を出てから着ます。退出後も、誰が見ているかわかりません。会社の代表者として来ているということを意識し、気を抜かないように注意しましょう。

 

商談 名刺とメモ帳

 

 

まとめ

YouTubeの”カジコンチャンネル”にて、本記事とリンクした「ビジネスの基本スキル|訪問のマナー アポイント・日程の提案」「ビジネスの基本スキル|訪問のマナー アポイント・事前準備」「ビジネスの基本スキル|訪問のマナー 訪問先での流れ」を公開しています。

 

本記事と合わせて内容を確認してみてください。それぞれの訪問のマナーを図や音声とともに、わかりやすく解説しています。

 

今回は訪問のマナーを解説しました。クライアント先への訪問は、注意点が多いです。自社だけではなく、相手が関わるため、少しでも気を抜かないようにしましょう。

 

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